Hier finden sie alle Informationen bezüglich Veranstaltungen. Einen kurzen Überblick finden Sie unten aufgelistet:

Überblick

Auf der Übersichts-Seite einer Veranstaltung erhalten Sie einen Überblick über Ihre Veranstaltung, Teilnehmer und andere Aktivitäten.

Veranstaltungs-Webseite

Unter "Veranstaltungs-Webseite" können Sie Ihre Veranstaltungs-Webseite besuchen.

Veranstaltung bearbeiten

Unter "Veranstaltung bearbeiten" können Sie weitere Anpassungen an Ihrer Veranstaltung vornehmen.

Teilnehmer

Hier finden Sie eine Übersicht über alle Teilnehmer und deren Buchungsstatus

Einstellungen

Sie können weitere Einstellungen zu Ihrer Veranstaltung einstellen. Diese sind unter anderem Email-Inhalte, Tickets & Anhang, Buchungsbedingungen, Zugangscodes und Sprachen.

E-Mail

Sie haben die Möglichkeit ihren Teilnehmern Emails zu verschicken. Mehr dazu unter dem Menüpunk "Emails".

Veranstaltung bearbeiten

Durch Klicken auf die Veranstaltung gelangen Sie in die Veranstaltungs-Einstellungen der jeweiligen Veranstaltung. 

In den Einstellungen: Durch Klicken unter „Veranstaltung bearbeiten“ können Sie weitere Anpassungen an der Veranstaltung vornehmen. 

Die Daten, die der Admin auf der Webseite bereits ausgefüllt haben, wurden übernommen. Nach Belieben können Sie alle weiteren Daten, wie Name der Veranstaltung , Datum und Uhrzeit , Kontaktdaten Veranstalter , Veranstaltungsort und Veranstaltungsbeschreibung , weiter ergänzen. Dabei können Sie auf der ersten Seite die Veranstaltungsinformationen, auf der zweiten Seite die Ticketinformationen und auf der abschließenden Seite die Buchungs- und Teilnehmeroptionen bearbeiten.

Name der Veranstaltung

Der Name der Veranstaltung wird von der Veranstaltungserstellung übernommen und ist auf der Webseite, den Tickets, den Buchungsmails und in den E-Mail Kampagnen zu sehen. Daher kann dieser nachträglich bearbeitet werden.

Kurzbeschreibung

Die Kurzbeschreibung erscheint in der Regel unter dem Veranstaltungsnamen. Und kann bis zu 250 Zeichen enthalten. Sie soll die Veranstaltung kurz und bündig beschreiben. Auf der Veranstaltungswebseite ist diese auf der rechten Seite unter dem Punkt Veranstaltungsinformationen zu finden.

Datum und Uhrzeit

Über die Felder unter dem Titel Datum und Uhrzeit, legen Sie das Start- , sowie das Enddatum fest und können dies durch die Angabe der Uhrzeit individuell anpassen. Die Uhrzeit wird bei Veranstaltungseinladungen, der Webseite und auf dem Ticket angezeigt.

Logo und Titelbild

Unter „Logo und Titelbild “ haben Sie die Möglichkeit eines von drei Titelbilder auszuwählen. Hierfür klicken Sie unter dem Titelbild auf „bearbeiten“. Im Popup-Fenster unter „Kürzlich verwendet“ sehen Sie die drei Bilder zur Auswahl. Durch klicken auf das jeweilige Bild wird dieses ausgewählt.

Außerdem haben Sie die Möglichkeit ein eigenes Titelbild hochzuladen. Durch den Schieberegler und per „Drag & Drop“ kann das hochgeladene Bild an die gewünschte Position und Größe geschoben werden. Es ist jedoch erforderlich am Ende der Seite, unter „Eigene Veranstaltungsfelder“ -> Copyright für das eigene Titelbild, das Copyright für das hochgeladene Bild einzutragen.

Kontaktdaten Veranstalter

Wichtig! Bitte ändern Sie am Feld E-Mail Adresse im Popup unter Kontaktdaten Veranstalter (siehe Screenshot unten) nichts. Es ist bereits mit einer E-Mail Adresse vorbefüllt (z.B. 14257+{{ event.id }}@kfw-event.de.

Unter dem Punkt „Eigene Veranstaltungsfelder“ befinden sich außerdem drei Möglichkeiten, um Partnerlogos hochzuladen. Diese werden dann auf der Veranstaltungswebseite angezeigt. Standardmäßig sind Blankovorlagen hinterlegt.

Veranstaltungsort

Im ersten Feld "Name des Veranstaltungsortes" können Sie eine eigene Beschreibung und nähere Details zum Veranstaltungsort, beispielsweise die genaue Raumnummer, hinterlegen. Die Beschreibung wird auf der Webseite angezeigt. Im Feld "Veranstaltungsadresse" können Sie die genaue Adresse hinterlegen. Diese erscheint auf dem Ticket und der Webseite und dient der Anreise der Teilnehmer.

Veranstaltungsbeschreibung

Die Veranstaltungsbeschreibung wird unterhalb der Eventadresse und dem Veranstaltungsdatum auf der Webseite angezeigt.

Erweiterte Einstellungen / Eigene Veranstaltungsfelder

Unter dem Punkt „Eigene Veranstaltungsfelder“ befinden sich außerdem drei Möglichkeiten, um Partnerlogos hochzuladen. Diese werden dann auf der Veranstaltungswebseite angezeigt. Standardmäßig sind Blankovorlagen hinterlegt. Wenn Sie ein eigenes Titelbild verwenden, ist es erforderlich am Ende der Seite, unter „Eigene Veranstaltungsfelder“ -> Copyright für das eigene Titelbild, das Copyright für das hochgeladene Bild einzutragen.

Durch Klicken auf „Speichern & weiter“ gelangen Sie zu den Tickets .

Hier können Sie die Gesamtkapazität ändern, sowie die bereits erstellte Ticketkategorie „Anmeldung“ bearbeiten , als auch neue Ticketkategorien hinzufügen. Dabei liegt die Mindestanzahl der buchbaren Tickets immer bei 0 und die Maximalanzahl auf 1 begrenzt. Optional können Sie weitere Produkte hinzufügen.

Gesamtkapazität

Die Gesamtkapazität bestimmt die Menge aller Ticketkapazitäten, und darf nicht größer oder kleiner sein als die Summe aller erwerbbaren Tickets. Standardmäßig ist die Gesamtkapazität auf 600 festgelegt, kann jedoch im Nachgang bearbeitet werden.

Ticketkategorien

Unter der Rubrik "Ticketkategorien" können Sie neue Tickets hinzufügen oder bestehende Tickets bearbeiten. Standardmäßig ist das Teilnehmerticket mit einer Kapazität von 600 Tickets und einer maximalen Buchung von einem Ticket hinterlegt. Sie können jedoch den Titel, die Beschreibung und die Kapazität bearbeiten. Der Titel des Tickets ist mit der Beschreibung, welche unter dem Titel zu sehen ist, auf der Webseite zu sehen. Über die Menge können Sie festlegen, wie oft das Ticket gekauft werden kann. Bitte passen Sie parallel dazu auch immer die Gesamtkapazität an. Zudem können Sie festlegen, wie oft das Ticket mindestens gebucht werden muss. Die maximale Buchungsanzahl von 1 ist dabei festgelegt.

Über den Anmeldezeitraum können Sie festlegen, wann das Ticket verfügbar sein soll und wann die Buchung des Tickets endet.

Ticketkategorien - Erweitere Einstellungen

Über "Weitere Einstellungen" rufen Sie zusätzliche Ticketeinstellungen auf. Sie können festlegen, ob die Anzahl der verfügbaren Tickets links neben der auswählbaren Ticketanzahl angezeigt werden soll, und wie mit dem Tickets außerhalb des Buchungszeitraumes umgegangen werden soll. Zusätzlich können Sie festlegen, ob  das Ticket vorausgewählt sein soll. Zudem können Sie die Buchungsbedingungen festlegen. Das heißt, Sie können festlegen, ob das Ticket gebucht werden muss, wenn es verfügbar ist, oder ob nur einzelne Teilnehmergruppen das Ticket buchen können.

Buchungsdaten

Durch abermals Klicken auf „Speichern & weiter“ befinden Sie sich im letzten Erstellungsschritt, den Teilnehmerdaten . Hier können Sie auswählen welche Fragen dem Bucher gestellt werden. Sie können diese als Pflichtfeld oder optional wählen.  Zudem können Sie zusätzliche Produkte anbieten.

Kontaktperson

Durch einen Klick auf die Checkboxen im oberen Teil können Sie die Auswahl der Fragen verändern. Die Reihenfolge der festgelegten Fragen kann dabei nicht verändert werden. 

Weitere Angaben zur Buchung

Sie haben die Möglichkeit weitere eigene Fragen zu erstellen. Einige Fragen sind bereits vorausgewählt, diese dienen der Berechnung des entstandenen CO2-Wertes und sollten daher, wenn möglich ausgewählt und in der vorgesehenen Reihenfolge bleiben.

Über "+ Eigene Frage erstellen" können Sie dem Bucher eigene Fragen stellen. Sie können dabei alle Felder frei bearbeiten. Haben Sie zuvor über die Organisationseinstellungen ein eigenes Kontaktdatenfeld erstellt, so können Sie die Abfrage mit diesem verknüpfen. Der Name, die Beschreibung und ob die Beantwortung verpflichtend ist, ist auf der Webseite sichtbar.

Verfügbare Datenfelder:

• Offene Frage: Bietet Platz für ca. 130 Zeichen
• Paragraph: Bietet Platz für mehr als 130 Zeichen
• Dropdown: Bietet eine Auswahlmöglichkeit aus einem individuellen Dropdown-Menü
• Einfachauswahl: Aus mehreren Antwortmöglichkeiten kann nur eine ausgewählt werden
• Mehrfachauswahl: Aus mehren Antwortmöglichkeiten können alle ausgewählt werden
• Datei Upload: Der Bucher muss eine Datei hochladen (verfügbare Formate: .pdf; .png; .jpg)
• Telefonnummer: Speziell für Telefonnummern geeignet.
• Datum: Gibt ein Datum an.
  

Produkte

Unterhalb der individuellen Fragen zur Buchung befindet sich die Schaltfläche "+ Zusätzliche Produkte anbieten". Darüber können Sie weitere Produkte, wie einen Willkommensdrink anbieten. Im Feld Produktname können Sie den zu erscheinenden Namen festlegen. Im Feld darunter die Kurzbeschreibung welche unterhalb des Produktnamens angezeigt wird. Über die Menge können Sie die Verfügbarkeit des Produktes einstellen. In den weiteren Einstellungen können Sie wie bei den Ticketeinstellungen die Produktdarstellung und die Buchungsbedingungen festlegen. Mit einem Klick auf "Übernehmen" speichern Sie diese.

Erweitere Einstellungen

Sie können festlegen, ob vorbefüllte Daten, zum Beispiel durch Einladungsemails, durch den Bucher bearbeitbar sind. Und ob bei einer Änderung ein neuer Kontakt erstellt werden soll. Zudem können Sie festlegen, ob die Bucher Kommentare hinterlassen können, um den Buchungsprozess zu verbessern. Die vierte Einstellung betrifft die Veranstaltungskommunikation, ist die Option aktiviert wird dem Bucher ein Hinweisfenster angezeigt darin wird er darauf aufmerksam gemacht, dass er der veranstaltungsbezogenen Kommunikation zustimmt. Die darauffolgende Einstellung widmet sich dem Newsletter. Wenn Sie diese Option aktivieren erhält der Bucher eine E-Mail an die angegebene E-Mail Adresse und muss in dieser den Empfang von marketingorientierten E-Mails bestätigen. In den letzten beiden folgenden Einstellungen können Sie festlegen welches Design Sie für den Buchungsprozess verwenden, und ob erst die Teilnehmerdaten und dann die Buchungsdaten oder andersherum abgefragt werden sollen.

Durch Klicken auf „ Speichern “ werden alle Angaben gespeichert, Sie bleiben auf der aktuellen Seite und die Veranstaltung befindet sich weiterhin im Modus „ in Erstellung “

Durch Klicken auf „ Live schalten “ wird die Veranstaltung live geschaltet und Teilnehmer können sich auf der Webseite anmelden. 

Hinweis: Nach Liveschaltung der Veranstaltung können keine Ticketkategorien mehr gelöscht werden .

Durch Klicken auf „Speichern & Vorschau“ werden Sie auf eine Vorschauseite weitergeleitet. Dies ist jedoch noch nicht die eigentliche Veranstaltungswebseite. Hier können Sie den Teilnehmeranmeldeprozess durchspielen und testen, ob alles nach Ihren Angaben übernommen wurde. Oben auf der Vorschauseite können Sie entweder „Zu den Einstellungen“ zurück oder die Veranstaltung „Live“ stellen.

E-Mail Inhalte

Unter E-Mail Inhalte können Sie Absenderinformationen sowie die Texte für die Buchungsbestätigung und Stornierungsbestätigung anpassen.

Im ersten Schritt können Sie dabei zwischen den angelegten Vorlagen auswählen und über die Schaltfläche die Einstellungen übernehmen.

Die Einstellungen müssen dabei immer für deutsch- und englischsprachige E-Mails übersetzt werden. Die Auswahl kann über den Balken mit den Sprachen gesteuert werden.

In den Absenderinformationen finden Sie die Informationen zu Ihrem Absendernamen, das heißt, unter welchen Namen ihre E-Mail Adresse bei dem Kunden angezeigt wird. Zudem erhalten Sie nähere Informationen darüber, wohin Antwortemails gesendet werden und unter welche E-Mail Adresse Sie die E-Mails versenden.  Des weiteren können Sie eine eigne Signatur hinterlegen.

Zuletzt können Sie die Texte und Inhalte der einzelnen veranstaltungsrelevanten E-Mails bearbeiten. So können Sie neben des Links zum Buchungsportals einen Kalendereintrag oder die Buchungsdetails zusätzlich versenden. Zusätzlich können Sie eine Beispiel-Mail an sich selbst versenden, um das Aussehen der Mail zu testen.

Buchungsbedingungen, Storno & Buchungsfreigabe

Hier können Sie Ihre Bedingungen hinterlegen, die für die Buchungen zu Ihrer Veranstaltung gelten. Die Bedingungen werden im letzten Schritt des Buchungsprozesses aufgelistet und müssen durch Anhaken einer Checkbox bestätigt werden. Standardmäßig sind bereits eigne Buchungsbedingungen hinterlegt, die nicht abgeändert werden können.

Im darauffolgende Feld können Sie festlegen, wie viele Tickets mindestens und wieviele Tickets der Bucher maximal abnehmen darf. Standardmäßig sind beide Werte auf 1 gestellt. Das heißt der Kunde darf nur ein Ticket kaufen und muss dies auch tun.

In den Einstellungen "Stornierungen durch Bucher" legen Sie fest, ob der Bucher im Buchungsportal selbstständig die Buchung stornieren darf. Alternativ kann dies nur der Veranstalter. Standardmäßig ist hinterlegt, dass der Bucher dies selbst erledigen darf und Sie eine E-Mail Nachricht an das Postfach erhalten.

Doppelte Buchungen erfolgen immer wieder, zum Beispiel wenn der Bucher eine falsche Angabe bei einem kostenfreien Ticket getätigt hat, diese nicht selbst abändern und nicht stornieren kann. Daher können Sie auswählen, ob Sie doppelte Buchungen zulassen möchten oder nicht.

Zuletzt können Sie festlegen, ob der Bucher die Buchungs- und Teilnehmerdetails auch nach der Buchung bearbeiten und abändern darf. Alternativ müsste der Teilnehmer über den Veranstalter eine Änderung bewirken.

Sprachen

Unter Sprachen können Sie die Texte zu Veranstaltungsinformationen, Tickets, Teilnehmerdaten und Buchungsbedingungen übersetzen. Außerdem können Sie die Standardsprache des Events ändern.  So kann jede einzeln getätigte Anpassungen, wie der Titel des Events oder der Ticketname in das Englische oder eine andere beliebige Sprache abgeändert werden. In der linken Spalte erhalten Sie dabei die Information, worum es sich handelt und welchen Wert Sie zugeordnet haben und können diesen im rechten Feld übersetzen. Standardmäßig sind bereits einige Übersetzungen hinterlegt.

Hinweis! Sie können lediglich zwei Sprachen hinterlegen!

Tickets & Anhang

In den Einstellungen zu Tickets & Anhang können Sie bei Ticketoptionen wählen, ob ein PDF-Tickets mit QR-Code zum Check-In mit der Buchungsbestätigungsmail und ein E-Mail-Anhang mit den Buchungsmails versendet werden soll.

In der ersten Einstellung können Sie somit festlegen, ob in der Buchungsmail ein Teilnehmerticket mit QR-Code versendet werden soll oder ob Sie die Teilnehmer selbst einchecken wollen.

Im vorletzten Schritt haben Sie die Möglichkeit eigene Informationen, wie den Lageplan, Informationen zur Buchung und Informationen zur Veranstaltung als E-Mail-Anhang zu hinterlegen.

Zugangscodes

Mithilfe von Zugangscodes werden alle oder einzelne Ticketkategorien einer Veranstaltung erst sichtbar, nachdem im Buchungsprozess ein Code eingegeben wurde.  Verteilen Sie die Codes per E-Mail-Nachricht, indem Sie den Spezial-Link “Anmelden” oder die Personalisierung “Code” in Ihre Nachricht einfügen.

Sie können bei den Zugangscodes zwischen Mehrfach- und Einmal-Codes auswählen:

• Mehrfach-Codes empfehlen wir z.B für Veranstaltungen oder einzelne Ticketkategorien, die einer bestimmten Gruppe (z.B. Mitgliedern) zur Verfügung gestellt werden sollen. Es besteht die Möglichkeit, dass die Empfänger, den Code an Dritte weitergeben und er entsprechend mehrmals und von beliebigen Buchern für Ihre Veranstaltung eingelöst wird. Wenn Sie die Anzahl der Anwendungen beschränken möchten, können Sie dies individuell einstellen. Bei Mehrfach-Zugangscode entspricht der von Ihnen vergebene Name des Codes (z.B MITGLIEDER), dem Code, der bei der Buchung eingegeben werden muss.
• Einmal-Codes für eine Veranstaltung empfehlen wir für personalisierten Ticketzugang, den Sie ausgewählten Personen für Ihre Veranstaltung zukommen lassen möchten, z.B. über eine doo E-Mail-Nachricht. Anders als bei mehrfach verwendbaren Codes, müssen die Bucher bei Einmal-Codes nicht, den von Ihnen vergebene interne Namen des Codes bei der Buchung angeben, sondern es werden individuelle Buchstabencodes (z.B PHVP-QPGI-SCLZ) generiert, die jeweils einmalig für die Veranstaltung eingelöst werden können.

Eigenschaften von Zugangscodes:

• Alle Zugangscodes sind veranstaltungsspezifisch und gelten immer für genau die Veranstaltung, für die sie angelegt werden.
• Wenn Sie die Ticketanzahl steuern möchten, die mit einem Zugangscode gebucht werden kann, können Sie in der Veranstaltungsbearbeitung in den Ticketkategorie-Einstellungen eine maximale Anzahl an Tickets pro Buchung definieren.
  

Einlösen von Zugangscodes:

Durch das Erstellen von Zugangscodes werden die entsprechenden Ticketkategorien von der öffentlichen Buchungsmaske ausgeblendet und werden erst sichtbar, wenn ein gültiger Zugangscode oberhalb der Ticketauswahl eingegeben wird.

Nachdem der Bucher einen gültigen Code in das Feld "Zugangscode" eingegeben hat, werden die entsprechenden Ticketkategorien eingeblendet und können ganz normal gebucht werden.

Pro Buchung kann seitens der Bucher nur ein Zugangscode eingegeben werden.

Erstellen von Zugangscodes 

Um Zugangscodes einzurichten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Gehen sie zu den Einstellungen der Veranstaltung, für die Sie einen Zugangscode erstellen wollen.
2. Klicken Sie unten links auf Zugangscodes.
3. Gehen Sie auf Neuen Zugangscode hinzufügen.
4. Es öffnet sich der folgende Dialog (Beispiel):

• Interner Name: Benennen Sie die Zugangscode-Liste, z. B. "Code-Liste-01/22".
• Verwendung: Wählen Sie hier zwischen einem Code der nur für eine einzelne Buchung gültig ist oder einem mehrfach verwendbaren Zugangscode.
• Anzahl der Codes: Legen Sie die Anzahl an Zugangscodes fest, welche erstellt werden sollen (bis zu 5.000 pro Liste).
• Ticketkategorien: Wählen Sie aus, ob nur bestimmte oder alle Ticketkategorien durch die Eingabe von Zugangscodes sichtbar werden sollen.
• Zeitraum eingrenzen: Schränken Sie, falls gewünscht, den Gültigkeitszeitraum der Zugangscodes ein. Die verschlüsselten Ticketkategorien können nur innerhalb der angegebenen Zeitperiode freigeschalten werden und sind außerhalb dieses Zeitraums nicht verfügbar.
• Personalisieren: Diese Funktion können Sie nutzen, um bestimmten Kontakten einen Zugangscode zuzuweisen
• E-Mail-Benachrichtigungen: Geben Sie hier optional eine E-Mail-Adresse ein, um für jede Einlösung des Zugangscodes eine Benachrichtigung zu erhalten.
• Sichern Sie Ihre Einstellungen über Speichern.



Sie können hier Ihre Zugangscodes bearbeiten, starten und stoppen oder löschen.

Ein Zugangscode ist inaktiv, wenn er durch einen eingeschränkten Gültigkeitszeitraum aktuell nicht eingelöst werden kann. Um ihn zu aktivieren, passen Sie die Einstellungen unter Zeitraum eingrenzen an.

Codes, die bereits eingelöst wurden, können nicht mehr gelöscht werden. Allerdings ist es möglich sie zu deaktivieren. Deaktivierte Codes können nicht mehr eingelöst werden und werden in der Übersicht als "Gestoppt" markiert.

Nachdem Sie die Angaben der Codeliste gespeichert haben, erscheint sie in der Übersicht. 

Personalisieren und Vorbefüllen von Einmal-Zugangscodes:

• Personalisierte Einmal-Zugangscodes ermöglichen es Ihnen, die vorhandenen Daten Ihrer Kontakte bei Einlösung im Buchungsformular vorzubefüllen. Hierfür werden die generierten Zugangscodes einzelnen Kontakten zugeordnet. Gibt ein Bucher seinen personalisierten Code in die Buchungsmaske ein und wählt das gewünschte Ticket aus, können seine persönlichen Daten automatisch im Buchungsformular vorbefüllt werden.
• Um eine Zugangscode-Liste zu personalisieren, klicken Sie in der Übersicht auf das Stiftsymbol der entsprechenden Code-Liste. Hier haben Sie nun die Möglichkeit die Zugangscodes einzelnen Kontakten oder einer Kontaktgruppe zuzuordnen. Wenn Sie die Code-Liste anschließend herunterladen, können Sie sehen, welcher Code welchem Kontakt zugeordnet wurde und sie entsprechend verteilen.
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Wenn Sie anschließend bei "Mit Kontaktdaten vorbefüllen" den Haken setzen, können Sie wählen, ob die Daten bei den Teilnehmerfragen, den Buchungsfragen oder bei beiden vorbefüllt werden sollen.

Um zu erfahren, welche Codes wie häufig, von wem und für welche Buchung eingelöst wurden, können Sie sich jederzeit über die Einstellungen der Veranstaltung die entsprechende Code-Liste herunterladen. Auch in der Excel-Buchungsübersicht, die Sie über die Veranstaltungsdetail-Seite herunterladen können, werden etwaige verwendete Promotion und Zugangscodes aufgeführt.